Разберем, что это за документ, когда он необходим и как его правильно написать с учетом требований законодательства Республики Беларусь.
Что такое объяснительная записка и когда она нужна?
Объяснительная записка – это письменное объяснение работником обстоятельств совершенного дисциплинарного проступка или иного происшествия, связанного с его трудовой деятельностью.
Согласно статье 199 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК РБ) до применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Это не право, а именно обязанность нанимателя. Если объяснение не затребовано, наложение взыскания может быть признано неправомерным.
При этом работник не обязан давать объяснение – статья 199 ТК РБ прямо устанавливает, что отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания. Однако молчание лишает работника возможности изложить свою позицию. Поэтому в большинстве случаев дать объяснение в своих интересах.
Объяснительную записку следует отличать от:
· докладной записки – ее составляет работник на имя руководителя о фактах, событиях, нарушениях (например, о невыполнении коллегой своих обязанностей);
· служебной записки – оперативный документ по вопросам материально-технического, хозяйственного или информационного обеспечения;
· заявления – документ, содержащий просьбу работника (об отпуске, переводе, увольнении).
Объяснительная всегда пишется по требованию нанимателя и касается проступка самого работника.
В каких случаях требуется объяснительная
Типичные ситуации:
· опоздание на работу или преждевременный уход;
· прогул (отсутствие на рабочем месте более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин);
· появление на работе в состоянии опьянения;
· невыполнение или ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей;
· нарушение правил охраны труда и техники безопасности;
· порча имущества нанимателя;
· нарушение пропускного режима, правил внутреннего трудового распорядка;
· отказ от прохождения медицинского осмотра или инструктажа.
Структура объяснительной записки
Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Шапка (правый верхний угол):
· наименование структурного подразделения (если есть);
· должность, фамилия и инициалы руководителя, на имя которого адресуется записка;
· должность, фамилия и инициалы работника – автора.
Заголовок: «Объяснительная записка».
Основной текст. Здесь последовательно излагаются:
· факт, послуживший поводом (что произошло, когда, где);
· причины и обстоятельства произошедшего;
· объяснение причин (уважительные или неуважительные);
· при необходимости – ссылки на документы, подтверждающие позицию;
· сведения о последствиях, если они устранены.
Дата составления и подпись.
Ключевые правила написания
Пишите по существу. Избегайте эмоций, оценок коллег, обвинений. Текст должен быть деловым, фактологическим, без жалоб и рассуждений на отвлеченные темы.
Соблюдайте хронологию. Излагайте события в том порядке, в котором они происходили. Указывайте точное время, даты, места.
Будьте честны. Попытка скрыть факт или исказить обстоятельства обычно вскрывается и усугубляет положение работника.
Приводите доказательства. Если причина уважительная – приложите или упомяните подтверждающие документы: справку из медучреждения, вызов врача, справку о ДТП, повестку, документы о смерти близкого и т.п.
Соблюдайте сроки. Объяснение обычно предоставляется в течение двух рабочих дней с момента затребования. Если в этот срок объяснение не представлено, составляется акт об отказе.
Пишите от первого лица. Формулировки «я, Иванов И.И., опоздал…» корректнее безличных «было допущено опоздание».
Типичные ошибки
Отсутствие конкретики. «Опоздал по уважительной причине» без пояснений – не объяснение, а отписка.
Обвинения в адрес коллег. Это не относится к предмету объяснительной и может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины.
Эмоциональные оценки. «Начальник ко мне придирается» – не аргумент.
Ложные сведения. Могут быть расценены как новый проступок.
Отсутствие даты и подписи. Документ без подписи юридически не имеет силы.
Написание «задним числом». Если дата не совпадает с фактической – это легко выявляется.
Что важно помнить работнику
Объяснительная – ваш шанс изложить позицию. Не отказывайтесь от нее, если вам есть что сказать.
Если отказываетесь давать объяснение – требуйте составления акта, в котором можете письменно изложить свою позицию.
Сохраните копию объяснительной с отметкой о вручении или составьте ее в двух экземплярах.
Если причина уважительная – соберите доказательства заранее.
Помните о сроках: у вас есть два рабочих дня.
Что важно помнить руководителю
Требование объяснения – обязательная процедура перед наложением взыскания (ст. 199 ТК РБ).
Затребуйте объяснение письменно или зафиксируйте факт устного требования.
Не требуйте объяснения по событиям, к которым работник не имеет отношения.
Дайте работнику реальную возможность изложить позицию без давления.
При отказе – составьте акт с подписями свидетелей.
Заключение
Объяснительная записка – не формальность, а инструмент защиты трудовых прав и поддержания дисциплины. Грамотно составленный документ помогает и работнику отстоять свою позицию, и руководителю принять объективное решение. Сухие факты, четкая хронология, подтверждающие документы и уважительный тон – вот формула правильной объяснительной.