До применения дисциплинарного взыскания должен быть зафиксирован факт совершения работником дисциплинарного проступка. В законодательстве не указывается вид документа, который в обязательном порядке должен составляться в этом случае. Доказательствами совершения дисциплинарного проступка, в частности, могут являться докладные записки, акты о допущенных нарушениях, материалы проверок, ревизий, проводимых вышестоящими в порядке подчиненности организациями, а также государственными органами (ч. 2 п. 18 постановления Пленума о дисциплинарной ответственности).
Наиболее часто совершение работником дисциплинарного проступка фиксируется в акте либо докладной записке о дисциплинарном проступке (нарушении трудовой дисциплины, неисполнении должностных обязанностей и т.д.). Рассмотрим особенности оформления этих документов.
Докладная записка о дисциплинарном проступке, как правило, составляется руководителем структурного подразделения с целью информирования руководителя организации о сложившейся ситуации и побуждения к расследованию случившегося и привлечению виновного к дисциплинарной ответственности.
В тексте докладной записки выделяют вводную и основную части. В вводной части излагаются факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки содержатся выводы. Датой этого документа является дата его подписания (п. 108, 110 Инструкции по делопроизводству).
Срок хранения докладных записок - 3 года (п. 679 Перечня документов со сроками хранения).
Акт - вид документа, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленный факт (установленные факты)
(абз. 3 ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (ч. 3 п. 100 Инструкции по делопроизводству) (например, об опоздании на работу и т.д.).
В тексте акта выделяются вводная и констатирующая части. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. В констатирующей части акта фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Если в акте отражается несколько фактов, текст акта делится на пункты.
Акт подписывается его составителем (составителями) и присутствовавшими при актируемом событии лицами. Фамилии составителей акта и (отдельно) фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии, при подписании располагаются в алфавитном порядке. При оформлении нескольких экземпляров акта подписи проставляются на всех экземплярах (п. 53, 103 Инструкции по делопроизводству).
Дата акта должна соответствовать дате актирования (п. 101 Инструкции по делопроизводству).
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". По общему правилу текст замечаний излагается на отдельном листе, однако небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте (п. 103 Инструкции по делопроизводству).
Срок хранения акта о дисциплинарном проступке - 3 года (п. 679 Перечня документов со сроками хранения).
2.2. Получение объяснений от работника, допустившего нарушение
После фиксации факта совершения работником дисциплинарного проступка, но до применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан потребовать от работника письменное объяснение (ч. 1 ст. 199 ТК). Таким образом, работнику предоставляется возможность рассказать об обстоятельствах совершения дисциплинарного проступка и указать уважительные причины его совершения, если они были.
Форма, в которой наниматель должен обратиться к работнику с таким требованием, прямо не определяется. Соответственно потребовать объяснение можно как письменно, так и устно. Однако для исключения возможных споров целесообразно составить в этом случае письменный документ (например, требование или уведомление).
ТК не указывает на какой-либо срок, который должен быть предоставлен работнику для написания объяснения. В то же время полагаем, что работнику должно быть предоставлено определенное время для осмысления произошедшего события, вызвавших его причин и составления объяснения (например, 1 - 2 рабочих дня). В требовании следует указать предоставленное время, а также разъяснить, что в случае, если к определенной дате работник не представит письменное объяснение, это будет рассматриваться нанимателем как отказ от дачи объяснения.
Если работник отказывается ознакомиться с этим документом, следует составить акт об отказе от ознакомления с требованием (уведомлением) нанимателя о представлении письменного объяснения.
Объяснение причин совершения дисциплинарного проступка работник излагает в объяснительной записке. Датой объяснительной записки является дата ее подписания.
Если работник отказывается от дачи объяснения или от него невозможно получить объяснение, это не является препятствием для применения взыскания. Однако факт отказа от дачи объяснения или невозможности получения объяснения должен быть надлежащим образом зафиксирован: составлен соответствующий акт с указанием присутствовавших при этом свидетелей (ч. 2 ст. 199 ТК).
2.2-1. Проведение проверки допущенных работником нарушений
Увольнение как мера дисциплинарного взыскания применяется в случаях, указанных в п. 6 - 11 ст. 42, п. 1, 1-2, 5-1, 9 и 10 ч. 1 ст. 47 ТК. Данные основания увольнения относятся к дискредитирующим обстоятельствам увольнения. В связи с этим наниматель до увольнения обязан провести проверку допущенных работником нарушений (п. 4 ч. 1 ст. 198 ТК, подп. 3.5 п. 3, п. 6, 7 Декрета N 5).
Для проведения проверки нанимателю следует назначить лицо, ответственное за ее проведение, или создать комиссию. Комиссия, как правило, состоит из председателя комиссии и двух членов комиссии. Назначение ответственного за проведение проверки лица (создание комиссии) следует оформить приказом (распоряжением) нанимателя.
Результаты проверки допущенных работником нарушений оформляются актом (служебной запиской) (п. 7 Декрета N 5). В данном документе отражаются факты, обстоятельства, которые повлекли допущенные нарушения.
2.3. Оформление распорядительного документа о дисциплинарном взыскании
Если по результатам рассмотрения представленных документов, фиксирующих факт неисполнения должностных обязанностей, нарушения трудовой дисциплины (докладной записки, акта и т.д.), и представленной работником объяснительной записки будет установлено, что работник действительно совершил дисциплинарный проступок, определяется соответствующая мера дисциплинарного взыскания и оформляется приказ, распоряжение, постановление, решение или протокол о дисциплинарном взыскании.
При выборе меры дисциплинарного взыскания учитывается, что за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание с учетом тяжести дисциплинарного проступка, обстоятельств, при которых он совершен, предшествующей работы и поведения работника на производстве (ч. 3 ст. 198, ч. 3 ст. 199 ТК).
Однако независимо от применения соответствующей меры дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, лишение полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев, увольнение) к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, могут быть применены изменение времени предоставления трудового отпуска и другие дополнительные меры (ч. 4 ст. 198 ТК). Такие дополнительные меры не являются мерами дисциплинарного взыскания и применяются наряду с ними.
Дисциплинарное взыскание налагается органом (руководителем), которому предоставлено право приема (избрания, утверждения, назначения на должность служащего, приема на работу по профессии рабочего) и увольнения работников (ч. 1 ст. 201 ТК). В качестве органа, который может привлечь к дисциплинарной ответственности, может выступать коллегиальный орган юридического лица (нанимателя): совет, президиум, общее собрание, правление и т.д. Отметим, что нормативными правовыми актами министерств (ведомств) могут быть предусмотрены перечни должностных лиц, правомочных применять дисциплинарные взыскания в отношении конкретных категорий работников (ч. 1 п. 10 постановления Пленума о дисциплинарной ответственности).
Руководитель (орган), имеющий право применения дисциплинарного взыскания, может передать соответствующие полномочия иному лицу, если иное не предусмотрено законодательными актами (ч. 1 ст. 201 ТК). Например, заместителям руководителя, руководителям обособленных подразделений в отношении подчиненных им работников. Передача полномочий по применению дисциплинарных взысканий оформляется приказом (распоряжением) (ч. 2 ст. 201 ТК).
Кроме того, полномочия отдельных должностных лиц нанимателя по применению дисциплинарных взысканий могут быть закреплены и в приказе о распределении обязанностей между руководством (других приказах (распоряжениях) одновременно с предоставлением иных полномочий).
Норма, предусмотренная ч. 4 ст. 201 ТК, распространяет свое действие в отношении работников, занимающих выборные должности не только в государственных, но и в иных организациях.
При выборе в качестве меры дисциплинарного взыскания увольнения необходимо учитывать, что расторжение трудового договора по инициативе нанимателя производится после предварительного, но не позднее чем за две недели уведомления профсоюзного комитета. Таким образом, по общему правилу получения согласия профсоюза на увольнение работника не требуется. Однако в коллективных договорах, соглашениях могут быть предусмотрены случаи, когда расторжение трудового договора по инициативе нанимателя может производиться только с предварительного согласия соответствующего профсоюза (ст. 46 ТК).
Следует также учитывать, что по общему правилу в соответствии со ст. 282 ТК расторжение трудового договора с работниками моложе 18 лет допускается только после предварительного, не менее чем за две недели, уведомления районной (городской) комиссии по делам несовершеннолетних, если трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным п. 6 - 11 ст. 42 ТК.
Применение дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) (далее - приказ о наложении дисциплинарного взыскания) нанимателя с указанием мотивов наложения дисциплинарного взыскания (ч. 4, 6 ст. 199 ТК). Конкретный вид распорядительного документа, принимаемого или издаваемого в случае наложения дисциплинарного взыскания в той или иной организации, предусматривается законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями об этих организациях.
При издании приказа о наложении дисциплинарного взыскания необходимо соблюдать сроки, предусмотренные для наложения дисциплинарного взыскания. Так, дисциплинарное взыскание может быть наложено не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или ухода за больным членом семьи, подтвержденных листком нетрудоспособности или справкой о временной нетрудоспособности, пребывания работника в отпуске, нахождения на военных или специальных сборах (ч. 1 ст. 200 ТК, ч. 1 п. 9 постановления Пленума о дисциплинарной ответственности).
Отметим, что днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен (ч. 2 ст. 200 ТК). Это особенно важно учитывать при несовпадении лица, которому работник непосредственно подчинен, и лица, уполномоченного на применение дисциплинарных взысканий.
Кроме периода, прошедшего с момента обнаружения дисциплинарного проступка, следует учитывать и то, что дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, - позднее двух лет со дня совершения дисциплинарного проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу (ч. 4 ст. 200 ТК), если материалы о дисциплинарном проступке рассматривались правоохранительными органами (ч. 4 п. 9 постановления Пленума о дисциплинарной ответственности).
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в пятидневный срок со дня издания. В указанный срок включаются и нерабочие дни (ч. 2 п. 11 постановления Пленума о дисциплинарной ответственности). Вместе с тем в пятидневный срок не включается время болезни работника или ухода за больным членом семьи, подтвержденных листком нетрудоспособности или справкой о временной нетрудоспособности, пребывания работника в отпуске, нахождения на военных или специальных сборах (ч. 6 ст. 199 ТК).
Работники нередко отказываются от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания. В таком случае наниматель должен оформить акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением) с указанием присутствовавших при этом свидетелей (ч. 7 ст. 199 ТК).
По общему правилу для приказов о наложении дисциплинарных взысканий установлен срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп. 21.4 п. 21 Перечня документов со сроками хранения). В связи с этим к регистрационному номеру таких приказов добавляется литера "л". Однако если в качестве меры дисциплинарного взыскания избрано увольнение, то срок хранения данных приказов составляет 55 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня документов со сроками хранения). В этом случае к регистрационному номеру приказа об увольнении добавляется литера "к".
2.7. Погашение и снятие дисциплинарного взыскания
Работник, ранее привлеченный к дисциплинарной ответственности, считается не имеющим дисциплинарных взысканий, если оно (ст. 203 ТК):
- автоматически погашено;
- снято досрочно по инициативе нанимателя, или непосредственного руководителя работника, или профсоюза (иного представительного органа работников) при его наличии или по инициативе самого работника.
Обратите внимание!
Если дисциплинарное взыскание снято или погашено, то работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
2.7.1. Погашение дисциплинарного взыскания
Примененное к работнику взыскание (выговор или замечание) автоматически погашается через год при условии, что в течение этого года работник не был подвергнут новому дисциплинарному взысканию (ч. 1 ст. 203 ТК). Специальных распорядительных документов дополнительно при этом наниматель оформлять не должен, поскольку ТК этого не требует.
Отметим, что год в данном случае будет исчисляться по правилам ст. 10 ТК. Днем начала течения срока будет являться день, следующий за датой издания приказа о наложении дисциплинарного взыскания, если работник был надлежащим образом с ним ознакомлен.
Если же работник в течение года со дня применения взыскания будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он будет считаться не имеющим дисциплинарного взыскания, когда погасится второе. То есть через год после применения к нему второго дисциплинарного взыскания, если работник не совершит новых проступков.
2.7.2. Снятие дисциплинарного взыскания
Наниматель имеет право снять дисциплинарное взыскание досрочно до истечения года:
- по собственной инициативе;
- по ходатайству непосредственного руководителя, профсоюза или иного представительного органа (представителя) работников;
- по просьбе работника (ч. 2 ст. 203 ТК).
Досрочное снятие дисциплинарного взыскания обычно применяется на практике при условии отсутствия других неснятых и непогашенных взысканий, а также если работник добросовестно относится к исполнению обязанностей по трудовому договору, не допускает нарушений трудовой дисциплины. Однако решение в каждом конкретном случае остается за нанимателем.
Досрочное снятие дисциплинарного взыскания независимо от того, кто явился инициатором, оформляется приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) (ч. 3 ст. 203 ТК). Чаще всего для досрочного снятия дисциплинарного взыскания издается приказ.
Организация разрабатывает его самостоятельно с учетом требований делопроизводства (Инструкция по делопроизводству, СТБ 6.38-2016).
В приказе нужно указать:
- фамилию, имя, отчество работника;
- наименование должности служащего (профессии рабочего) и структурное подразделение;
- основания снятия дисциплинарного взыскания;
- дату снятия взыскания.
С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
Если инициатором досрочного снятия дисциплинарного взыскания выступает непосредственный руководитель работника, профсоюз или иной представительный орган (представитель) работников, то, как правило, нанимателю представляется ходатайство о досрочном снятии дисциплинарного взыскания. Такое ходатайство может быть выражено в соответствующей докладной записке. В ней указываются причины досрочного снятия, к примеру:
- добросовестное выполнение работником своих трудовых обязанностей;
- соблюдение работником режима труда и отдыха;
- участие работника в новых проектах и т.д.
Если инициатором снятия дисциплинарного взыскания является работник, то он может обратиться к нанимателю, например, с соответствующим заявлением.
Решение о снятии дисциплинарного взыскания принимает руководитель организации и в случае положительного решения издает приказ о снятии взыскания.